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Un espace de bureau doit-il être conçu pour ses utilisateurs ?

Un espace de bureau est un lieu où des personnes travaillent. Ces personnes en sont les principaux utilisateurs. Mais cette évidence semble parfois être oubliée au cours du processus d’aménagement. Toutes les entreprises qui « oublient » les utilisateurs lorsqu’ils conçoivent leurs espaces de bureau sont susceptibles de perdre des collaborateurs.

Nina Bocheńska, Spécialiste en communication des services aux entreprises

Changement

Nous sommes naturellement réfractaires au changement. En effet, nous craignons de perdre le sentiment de sécurité que nous avions dans un environnement connu. Lorsqu’il s’agit de modifier un espace de bureau ou de réaménager un espace existant, les entreprises doivent tenir compte de ces réticences. La meilleure méthode à adopter en matière de gestion du changement est celle qui consiste à impliquer les employés dans le processus de changement en leur permettant de participer au projet.

Vous souhaitez que vos changements soient efficaces ? Faites participer vos collaborateurs !

Selon l’approche human centred design, l’utilisateur doit être au centre de l’attention, et c’est la satisfaction de leurs besoins et de leurs attentes qui compte le plus. Il faut donc faire preuve de créativité lorsque l’on cherche des solutions pour que le projet réponde au mieux aux besoins réels des utilisateurs. Les employés peuvent participer de plusieurs manières à l’aménagement du nouvel espace de bureau.

Souvent, les entreprises créent des équipes de projet multidisciplinaires avec lesquelles elles débattent des projets d’aménagement et d’agencement des nouveaux bureaux. Il peut aussi être intéressant de choisir quelques représentants du groupe, qui seront les ambassadeurs du changement, c’est-à-dire des personnes qui se montrent favorables à ce changement et qui servent de lien entre les employés et un conseil d’administration qui prend les décisions finales concernant le projet. Les employés peuvent également être co-créateurs d’un projet en participant à divers concours, à l’occasion desquels on peut leur demander de trouver des noms pour les salles de réunion ou un thème pour la conception d’une zone de bureau particulière. Les effets de ces actions peuvent être très intéressants. Cela peut par exemple déboucher sur une cantine aménagée à l’américaine, une salle de réunion dotée d’un papier peint photographique affichant une constellation d’étoiles ou une aire de détente remplie de plantes et de hamacs discrets.

La communication interne est également très importante. Parce que les gens ont naturellement peur de l’inconnu, il est important de dissiper tous les doutes à l’égard des changements prévus avant que ceux-ci ne soient appliqués. En étant constamment informés de toutes les étapes et en participant au projet dès sa conception, les employés se sentiront impliqués dans le projet, ce qui contribuera à diminuer tout malaise et stress liés à l’inconnu.

L’espace de bureau a une importance considérable

Aujourd’hui, les gens savent de plus en plus à quoi doit ressembler un espace de bureau moderne. Parallèlement, les employeurs sont confrontés à des attentes de plus en plus grandes concernant le type de lieu de travail qu’ils proposent. Et ce n’est pas seulement une question d’esthétique ; les gens mentionnent souvent les avantages de travailler dans de bonnes conditions. Travailler dans un bureau bien aménagé permet notamment de faciliter la communication, d’avoir la possibilité de travailler sans être dérangé(e), d’améliorer le bien-être personnel et d’accroître la motivation. Un espace bien aménagé aide les collaborateurs à trouver de nouvelles idées et à accomplir leurs tâches quotidiennes correctement. Il est donc important de voir l’espace de bureau comme un investissement.

Les employés représentent le capital le plus important que possède une entreprise. Ce sont eux qui déterminent son succès. Un bureau d’utilisation conviviale et bien aménagé, axé sur les besoins de ses utilisateurs, peut devenir un avantage concurrentiel et aider l’ensemble de l’entreprise à fonctionner efficacement.

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