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Si vous voulez de l'innovation… créez un environnement de travail adéquat

« Si vous voulez de l'innovation, occupez- vous des interactions. Si vous voulez augmenter la productivité, employez les personnes à domicile ». Cette citation désormais célèbre est de John Sullivan, professeur en gestion à l'université de San Francisco qui a appuyé la décision de Yahoo de supprimer la possibilité de télétravail afin de renforcer l'approche innovante de l'entreprise. Quel rôle l'espace de bureau joue-t-il dans la création de l'innovation, et le joue-t-il vraiment ? 

Ewelina Solecka, Workplace Consulting Manager

L'innovation est une valeur très demandée aujourd’hui par les entreprises, car elle est synonyme de progrès et représente un élément-clé pour construire son avantage sur la concurrence. Comme l'a dit Peter Drucker1 : « une entreprise qui n'introduit pas d'innovations est inévitablement condamnée à vieillir et à se rétrograder ». Un développement rapide amène à s'orienter vers encore plus de qualité et de modernisation. C'est pourquoi le rôle de l'innovation est si crucial pour la forme que prend l'économie actuellement. L'innovation ne devrait cependant pas être perçue comme une grande idée inaccessible. Au sens large, elle signifie amélioration, correction, changement dans les divers secteurs de fonctionnement de l'entreprise. La question à se poser est la suivante : comment déterminer l'innovation dans l'entreprise et quels facteurs prendre en considération ?

Innovative

Si tu as une idée, que moi j'ai une idée…

L'écrivain et auteur dramatique irlandais George Bernard Shaw a dit : « Si tu as une pomme, que j'ai une pomme, et que l'on échange nos pommes, nous aurons chacun une pomme. Mais si tu as une idée, que moi j'ai une idée et que l'on échange nos idées, nous aurons chacun deux idées ». Les interactions entre les employés sont beaucoup plus précieuses qu'on l'a cru jusqu’à présent. La coopération, qui se limitait autrefois aux salles de réunion, se base à 70% sur les interactions dans l'espace de bureau2. Ce sont les réunions spontanées - les « collisions », comme on les appelle – qui  comptent le plus. Il s'agît de tous les contacts directs et fortuits entre collaborateurs : pendant la pause café ou les repas, dans les vestiaires, devant les toilettes, dans les couloirs avant les réunions, dans l’escalier, partout. Ce sont tous ces échanges courts et non planifiés qui permettent d'échanger des opinions, de partager une idée. Ils contribuent non seulement à l'efficacité, mais également à la naissance des idées innovantes. Ces collisions positives, la possibilité d'engager une discussion, de s'exprimer sur un projet, le conseil reçu d'un collègue qui travaille dans un autre secteur sont autant de situations où l'on échange des idées, où l'on s'inspire les uns les autres, où chacun y gagne. Mais, dans l'innovation, est-ce d'échange d'idées qu'il s'agît ? Oui. La collaboration interdisciplinaire, la création commune de nouveaux concepts et la rencontre des diverses perspectives favorisent l'innovation. Nigel Oseland3, scientifique, co-fondateur de WCO (Workplace Consulting Organisation) et autorité dans le domaine de l'environnement de travail, a analysé l'impact des interactions dans le processus de création de l'innovation. Il affirme que les interactions y sont essentielles. De nouvelles idées, qui dépassent les connaissances existantes, peuvent apparaître grâce à l'association de la coopération, du partage des connaissances, de la réflexion personnelle et de l'introspection.  

L'innovation a besoin de l'interaction, mais aussi d'un endroit où germer

La culture interne qui déclenche des interactions et génère des idées est esentielle pour renforcer l'innovation. L'endroit où ces idées sont générées est également crucial. Les analyses du style de travail actuel démontrent que les employés occupent leur bureau en moyenne pendant 45% de leur temps de travail5.  Cela signifie qu'ils sont devenus plus mobiles et qu'ils passent plus de la moitié de leur temps dans différents espaces de bureau ou en dehors du bureau. Et c'est très bien. Selon les recherches6, la plupart des idées germent en dehors du poste de travail : 79% d'entre elles naissent à la suite d’interactions avec des collaborateurs. Afin que cette interaction se passe bien, il vaut la peine d'envisager des espaces qui contribuent à l'échange d'opinions et d'idées, car la salle de réunion classique ne suffit plus.

Pour dresser la typologie des zones de bureau pour Nowy Styl Group, nous avons analysé les styles de travail de nos clients et organisé des ateliers interdisciplinaires pendant lesquels nous avons étudié attentivement toutes les activités réalisées par les employés dans l'espace de bureau. Première conclusion de ces analyses : le processus de communication au bureau est diversifié, il se base sur différentes formes d'interactions, c'est pourquoi les besoins d'aménagement des espaces sont beaucoup plus variés. Les espaces de réunions informelles, les endroits pour consultations rapides debout, les espaces de travail en petits groupes de projets, les salles fermées de toute sorte, le soft seating (fauteuils, poufs et canapés), ne sont que quelques exemples de solutions que nous pouvons introduire dans les bureaux pour améliorer la communication entre les employés. 
 

Fonction de zone

Qu'est-ce qui est important pour créer des espaces de réunions efficients ? Deux chercheurs, Fayard et Weeks 4, sont d'avis que le comportement des participants des réunions est déterminé par des conditions autant sociales que physiques, liées à l'espace. Ils ont défini un ensemble de caractéristiques des endroits propices aux échanges informels. Les espaces servant aux interactions devraient être proches des postes de travail et rapprocher naturellement les employés ; ils devraient être accessibles, fonctionnels, adéquatement équipés, garantir l'intimité,  et l'entreprise devrait donner son acceptation formelle à ce que le personnel les utilise. Le style de travail de l'entreprise est également essentiel pour la création d'espaces de communication. Une analyse détaillée des types de réunions pratiqués et du mode de réalisation des tâches facilite la conception et l'aménagement de ce genre d'espaces. 

Aujourd’hui, le bureau est avant tout un lieu de réunions. Avec le progrès des technologies, nous sommes désormais en mesure de travailler depuis n'importe quel endroit. Néanmoins, nous continuons à nous rendre au bureau pour rencontrer les collègues et pour travailler ensemble. Cet aspect mérite d’être exploité pour encourager les employés à utiliser l'espace de bureau pour des échanges plus créatifs, générateurs d'innovation : cette valeur si importante pour les entreprises qui veulent se développer. Des espaces de réunion bien pensés, diversifiés, soutiennent les équipes dans leur travail quotidien et stimulent l'innovation. 
 

Aujourd’hui, le bureau est avant tout un lieu de réunions.
Aujourd’hui, le bureau est avant tout un lieu de réunions.
Aujourd’hui, le bureau est avant tout un lieu de réunions.
Aujourd’hui, le bureau est avant tout un lieu de réunions.

[1] Drucker, P.F. Innowacja i przedsiębiorczość, Warszawa 1992.

[2] CABE. (2005). The impact of office design on business Performance. Commission for Architecture & the Built Environment and the British Council for Offices, p. 1-79.

[3]Oseland, N. Marmot, A. Swaffer, F. Ceneda, S. (2011). Environments for Successful Interaction. Facilities, vol. 29, no.1/2, pp. 50-62.

[4] Fayard, A. and Weeks, J. (2005), Photocopiers and Water-coolers: The Affordances of Interaction, INSEAD Working Paper Series, Fontaineblau.

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