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L’espace de travail a-t-il une influence sur la motivation des employés ?

Un employé motivé est l’un des plus précieux atouts dont peut disposer une entreprise, surtout dans un contexte où le chômage diminue et où les personnes spécialisées sont de plus en plus recherchées sur le marché. Même s’il n’apparaît pas de manière évidente, l’espace de travail est un facteur de motivation extrêmement efficace qui peut faciliter l’accomplissement des tâches quotidiennes.

Marta Badura, Consultante en recherche et développement pour les environnements de travail

Pour trouver la meilleure façon de motiver nos employés, rappelons-nous de notre premier jour à un nouveau poste. Au début, nous sommes pleins d’énergie et de nouvelles idées. Nous pensons à toutes les choses que nous allons apprendre, aux défis qui nous attendent, ainsi qu’aux personnes que nous allons rencontrer. C’est avec un mélange de stress et de curiosité que nous abordons cette première journée de travail. Pour beaucoup d’entre nous, la motivation intrinsèque se manifeste donc de manière tout à fait naturelle.

À mesure que le temps passe et que nous nous habituons à notre nouveau travail, cette motivation intrinsèque stagne ou diminue sensiblement. Cela dépend en grande partie du type d’environnement dans lequel nous évoluons. Par exemple, dans une entreprise organisée sur le principe du micromanagement, nos idées ne paraissent généralement pas les bienvenues, l’atmosphère est plutôt tendue et tout l’entrain que nous avions à notre arrivée se tarit. L’idée d’obtenir des avantages sociaux ou une augmentation de salaire ne semble plus aussi réjouissante qu’au début. Bien que nous souhaitions quand même en bénéficier, ces incitatifs ont perdu de leur force initiale.

Autonomie, relations sociales et développement des compétences

L’influence de ces trois éléments sur notre motivation est corroborée par certaines études qui ont cherché à savoir ce qui motivait réellement les employés. Les travaux du Dr Edward Deci, poursuivis par des centaines d’autres chercheurs dans le cadre du développement de la théorie de l’autodétermination, ont montré que le fait de répondre à trois besoins psychologiques (le besoin d’autonomie, le besoin de compétence et le besoin d’appartenance sociale) a une incidence significative sur notre motivation. Le besoin d’autonomie fait référence à notre capacité à faire nos propres choix pour entreprendre des actions. Le besoin d’appartenance sociale se manifeste par le désir de faire partie d’un ensemble plus grand et de tisser des liens avec d’autres individus. Enfin, le besoin de compétence correspond à l’idée que nous sommes capables d’atteindre nos objectifs. En résumé, nous avons besoin de nous sentir autonomes et efficaces, en vue de tisser des liens durables et de qualité avec les autres. Les résultats de ces recherches montrent clairement que la satisfaction de ces besoins, en plus d’améliorer l’« auto-motivation » et le bien-être, stimule notre créativité.

Dans de nombreux milieux de travail, ces besoins ne sont pas satisfaits, car les entreprises suivent des logiques de fonctionnement obsolètes. Au fil des années, le système de management a été dominé par un fonctionnement militaire. Ce style de commandement et de contrôle consistait principalement à surveiller les employés et à imposer l’idée que le patron de l’entreprise était « le chef tout-puissant ». Les employés étaient là uniquement pour obéir aux ordres. Ce système favorisait la motivation extrinsèque, qui suppose une envie d’éviter les sanctions, ce qui n’aidait pas les employés à se sentir efficaces ni à croire qu’ils avaient une quelconque influence sur leur travail. Dans un tel système, les relations entre les supérieurs et les employés ne peuvent ni être positives ni être fondées sur un principe de collaboration.

Dzisiaj wydajność pracowników nie zależy już od poziomu kontroli.

Le fait d’être contrôlé est-il de nature à démotiver les employés ?

Au fil des années, on constate que ce système est de moins en moins appliqué. Toutefois, dans les entreprises polonaises, comme dans les programmes de formation des cadres, on peut voir que le contrôle fait encore partie intégrante du travail des cadres. C’est pour cette raison que les entreprises polonaises sont si sceptiques à l’égard du télétravail. Lorsqu’ils ont les employés sous leurs yeux, les gestionnaires ont l’impression qu’ils les contrôlent. Mais ils oublient qu’aujourd’hui, même en restant derrière son bureau, un employé peut arrêter de travailler quand il le veut. En effet, en quelques clics seulement, il a la capacité de rejoindre un monde virtuel dans lequel il peut faire ses achats ou bavarder en ligne, et ce, même pendant ses heures de travail.

Avec les avancées technologiques, les anciennes méthodes de supervision du travail ont perdu toute leur pertinence. Cependant, en instaurant certaines règles, il peut être possible de conserver un semblant de contrôle. Par exemple, les gestionnaires peuvent imposer que les téléphones personnels soient laissés dans les casiers, que l’accès à certains sites internet sur le réseau de l’entreprise soit bloqué, ou encore que le nombre de clics par heure soit surveillé. Mais cela permettra-t-il vraiment d’améliorer la motivation intrinsèque des employés et, a posteriori les résultats financiers de l’entreprise ?

Ces mesures ne favorisent ni le sens des responsabilités ni l’engagement des employés, deux éléments clés de l’efficacité des entreprises aujourd’hui. Les entreprises ont besoin de salariés proactifs qui n’ont pas peur de proposer de nouvelles solutions et d’assumer leur mise en œuvre. D’après les résultats des recherches, les entreprises et leurs dirigeants devraient surtout se concentrer sur la manière de créer des conditions favorisant la motivation personnelle des salariés, un environnement de travail qui comblerait les trois besoins psychologiques d’autonomie, de compétence et d’appartenance sociale.

Si l’aménagement de bureaux apparaît comme l’un des éléments clés de l’environnement de travail, nous remarquerons que celui-ci est souvent inspiré des anciennes règles de management. Les espaces ouverts, où les équipes réalisent leurs tâches sous l’œil vigilant de leurs supérieurs reflètent les vieux modes de pensée : « Si je vois mon employé, je peux contrôler ses actions ». Le travail tourne autour du bureau ; tout autre type d’espace, qui permettrait aux employés de collaborer et de travailler de manière plus flexible, se limite au strict minimum.

L’espace de travail est un facteur de motivation et d’encouragement

Contrairement à certaines idées reçues, les espaces de travail modernes les plus attractifs ne sont pas ceux remplis de balançoires et de toboggans, mais ceux qui stimulent les besoins d’autonomie, d’appartenance sociale et de compétence parmi les employés. Ce type d’espace doit être fonctionnel, adapté aux différentes façons de travailler des salariés et vise à encourager leur efficacité. Il ne s’agit pas d’espaces occupés par de longues rangées de bureaux, lesquelles laissent peu de place au choix et à un travail efficace. Mais alors, qu’est-ce qui caractérise ce type d’espace de travail ?

Najlepsze współczesne biura wspierają potrzebę autonomii, pokrewieństwa i kompetencji pracowników.

Un espace de travail qui favorise l’établissement de relations interpersonnelles :

  • prévoit un espace pour les discussions informelles sans perturber le travail des autres ;
  • favorise les interactions, aussi bien dans des situations formelles qu’informelles ;
  • facilite les rencontres entre les personnes issues des différentes sections de l’entreprise ;
  • aide les employés à créer un système de réseau interne.

Un espace de travail qui favorise l’autonomie :

  • n’impose pas de restrictions aux employés ;
  • offre la possibilité de choisir le lieu et les horaires de travail ;
  • offre la possibilité de définir personnellement le lieu de travail où l’on se sent le plus efficace.

Un espace de travail qui favorise la compétence :

  • facilite la mise en œuvre des tâches en harmonisant le style de travail des différentes équipes ;
  • favorise un travail efficace, quelle que soit la nature de la tâche ;
  • appuie les processus d’apprentissage et encourage l’échange d’informations ;  
  • permet aux employés d’exploiter pleinement leurs connaissances et leurs compétences, en prévoyant un espace dédié au travail nécessitant une certaine concentration et au travail en équipe.

Les employés ont autant d’influence sur leur lieu de travail que l’inverse. Un bureau bien aménagé permet de soutenir efficacement un style de management centré sur la participation des employés et la responsabilité partagée. Naturellement, certains employés auront besoin d’être surveillés en permanence (ex. personnes avec peu d’expérience professionnelle). Mais la présence d’employés motivés, lesquels ont besoin d’être soutenus et non surveillés, constitue l’un des principaux avantages des entreprises les plus compétitives. Ce constat nous pousse à nous tourner vers la création d’espaces de travail qui encouragent les employés dans leur travail et non des espaces conférant une fausse impression de contrôle sur les personnes qui en ont besoin.

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